Digitaal Documentenbeheer en Digitale Archivering

DMS

Een documentmanagementsysteem (DMS) of documentbeheersysteem is een opslagplaats of repository waarin (in ieder geval) beschrijvende metadata van documenten worden opgeslagen die makkelijk zijn terug te vinden aan de hand van de kenmerken zoals auteur, naam, omschrijving, categorie, status en datum van de status (bv. gecreëerd, gerouteerd, in behandeling, verstuurd, geraadpleegd, afgesloten, gearchiveerd). Deze metadatering is niet alleen essentieel voor het terugvinden van de documenten, maar -met name bij de overheid- ook essentieel voor het afleggen van verantwoording. Wie herinnert zich niet de 'bonetjesaffaire' van de Teevendeal?

De documenten zelf kunnen ook in de database worden opgeslagen, of op een beveiligde (netwerk) locatie die via de database toegankelijk is.

Processen

Veel documenten ontstaan al digitaal in de organisatie (tekstverwerker, etc.). Zo niet, kunnen ze digitaal gemaakt worden. Hiertoe dient dan het besluit genomen te worden dat papieren documenten als origineel worden vervangen door een gewaarmerkte digitale kopie hiervan (dat dan het origineel wordt). Het papieren document moet dan vernietigd worden. Immers: twee originelen bestaan niet.

Statussen, versiebeheer, autorisatie, etc. zijn typisch gekoppeld aan bedrijfsprocessen. Het DMS kan dan ook dienst doen bij de vorming van procesdossiers (ook wel zaakdossiers genoemd). Indien digitale documenten verspreid zijn over verschillende infromatiesystemen, is ook de metadatering van de digitale locatie van de stukken van belang.

Digitaal Archief

Aan de status 'gearchiveerd' dient een retaining policy ofwel een (zaaksgerichte) selectielijst gekoppeld te zijn voor het beheer van dit digitale archief.

Interoperabiliteit

Digitale documenten en dossiers kunnen ook (heen en weer) verzonden worden tussen organisaties. In dat geval dient aandacht te zijn voor ketensamenwerking, in- en uitchecken van documenten en uitlenen of overbrengen van documenten en dossiers. Hiervoor bestaat de CMIS standaard: Content Management Interoperability Services.

Stapt u over op een ander DMS? Dan zal de inhoud van het oude systeem gemigreerd moeten worden naar het nieuwe systeem. Daarbij moet natuurlijk goed gekeken worden naar de inrichtingsverschillen tussen die systemen.

Bij dit alles komt een waslijst aan wetten, (NEN/ISO-)normen, besluiten en andere soorten regelgeving kijken. Uiteraard dient ook de organisatie zich aan te passen aan het digitale werken (techniek, functies, training, etc.).

Diensten

Wij kunnen organisaties die een DMS willen inrichten terzijde staan met het plannen en inrichten van bovenstaande aspecten op een aan de wet- en regelgeving voldoend, efficiënte en gebruikersvriendelijke manier.